Holapan Sukuseura ry:n säännöt

Yhdistyksen nimi on Holapan Sukuseura. Sen kotipaikka on Puolanka.

Seuran tarkoituksena on edistää sukututkimusta ja yleistä tietoutta suvusta ja sukututkimuksesta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii:

1. Järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä, juhlia ja muita seuran toimintaan liittyviä vastaavanlaisia tilaisuuksia.

2. Keräämään ja arkistoimaan sukututkimuksia ja tietoa ja saattamaan sitä jäsentensä

tietouteen.

3. Harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa.

4. Pitämään luetteloa seuran jäsenistä.

5. Tekemään yhteistyötä eri tahojen kanssa.

6. Tukemaan sukuja koskevaa tutkimustoimintaa

7. Jakamaan tutkimus- ja sukuperinnetietoa

Toimintansa tukemiseksi Holapan Sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä viranomaisten luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia sekä omistaa toimintansa kannalta tarpeellista kiinteää tai irtainta omaisuutta.

Holapan Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt kuka tahansa seuran toiminnasta kiinnostunut henkilö. Jäseneksi liitytään täyttämällä seuran laatima liittymislomake, jota saa seuran hallituksen jäseniltä ja nettisivuilta. Jäsenyys lakkaa kuoleman, eron tai erottamisen kautta. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa. Mikäli jäsen on laiminlyönyt jäsenmaksun maksamisen kahtena peräkkäisenä vuotena, katsotaan jäsenen hallituksen päätöksellä eronneen seurasta. Varsinaisilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Seuran ainaisjäseneksi voi liittyä varsinainen jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena. Seuran varsinaisen jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä. Nuorisojäsenet ovat vapaat jäsenmaksusta. Nuorisojäsenellä ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa. Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua seuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Holapan Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja sekä vähintään neljä (4) ja enintään seitsemän (7) jäsentä, sekä näille varajäsenet. Hallituksen jäsenten toimikausi on neljä vuotta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin. Rahastonhoitaja voidaan valita seuran ulkopuolelta.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä ja varapuheenjohtaja mukaan luettuna niin vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Hallituksen erovuoroiset jäsenet voidaan valita uudelleen enintään kaksi kertaa.

Holapan Sukuseuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään tilivuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

Hallitus kutsuu koolle seuran kokoukset. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu henkilökohtaisesti kullekin jäsenelle joko sähköisesti tai kirjeellä tai julkaisemalla kutsu sovitussa sanomalehdessä.

Vuosikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii hallitukselta kirjallisesti erityisesti ilmoitettua asiaa varten. Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä ja ainaisjäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Kunniajäsenellä on läsnäolo- ja puheoikeus seuran kokouksissa, mutta ei äänioikeutta. Seuran päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtaja kannattama mielipide.

Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat::

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi äänten laskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen

7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenten liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle.

8. Valitaan joka neljäs vuosi hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet sekä varajäsenet

9. Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varahenkilöä seuraavaksi toimikaudeksi, joka on kolme (3) vuotta.

10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin muun asian vuosikokouksessa käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä niin ajoissa, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10§

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta. Seuran purkautuessa käytetään seuran varat purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla seuran tarkoituksen edistämiseen.

Seuran asiakirjoja ei saa jättää yksityisen henkilön haltuun, vaan ne on luovutettava Suomen sukututkimusseuralle, tai Oulun Maakunta-arkistoon.

Nämä säännöt on hyväksytty 2.4.2012